Обчзатеььно ли сшивать личные дела при увольнении работника

Какие документы хранятся в личном деле работника


Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  1. справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  2. трудовой договор (экземпляр работодателя);
  3. согласие на обработку персональных данных;
  4. копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  5. договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  6. заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  7. договор о материальной ответственности и т. д.
  8. копию приказа о приеме на работу;

В период работы досье пополняют:

  1. копии документов о повышении квалификации;
  2. дополнительные
  3. аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  4. копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;

Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом. Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет.

В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника.

В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.Составленная анкета при приеме на работу.Характеристика и рекомендации, которые были получены

В личное дело сотрудника не подшиваются

Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании.

Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки.
При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц. На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст.

В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку.

Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД.

Рекомендуем прочесть:  Где получать права в перми

Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2020) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку.

Такая папка должна охватывать: процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2020 См. статью

«Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета»

журнала № 4′ 2020 См.

новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2020 Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»).
Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации.

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Видео — о ведении личных дел сотрудников: Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  1. какие документы входят в состав ЛД;
  2. кто формирует ЛД;
  3. где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Например, в инструкции по делопроизводству.

Какие документы подшиваются в личное дело работника

Кроме этих документов, в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение: семейного положения работника; паспортных данных, например, смену фамилии; уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Рекомендуем прочесть:  Как продолжить уход за ребенком

Обратите внимание: Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются: дополнительные соглашения, заключенные с работником;

Как правильно сформировать личное дело работника

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка.

На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом: анкета (если ведется); заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления); копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке); второй экземпляр трудового договора; заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т.

д (вообще, какие

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

Ответ на вопрос пользователя в Кадровом Совете для публикации ответа. Или опубликуйте ответ как гость: e-mail: подпись: Текст ответа Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос?

Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена Да Нет

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Читайте статьи по теме: Таким образом, рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

  • В таком виде возможно ЛД сдать в архив? — подробный порядок формирования личного дела указан ниже по тексту.
Комментарии 0